Una plataforma de gestión de eventos es un software que centraliza toda la organización de un evento en un único sistema: inscripción de asistentes, comunicación, acreditación, gestión del programa y análisis de resultados. Permite al organizador controlar todas las etapas del evento (antes, durante y después) sin necesidad de usar herramientas separadas. BeGuest es un ejemplo de plataforma todo en uno que cubre el ciclo completo del evento para agencias y empresas.

BeGuest es un software de gestión de eventos todo en uno diseñado para agencias y empresas. Cubre las tres fases del evento desde una única plataforma:
Antes del evento: web del evento, formularios de inscripción, gestión de invitados, envío de invitaciones y comunicación previa.
Durante el evento: check-in digital con QR, app móvil para asistentes, control de acceso y gestión de agenda.
Después del evento: encuestas de satisfacción, informes de asistencia y analítica de resultados.
BeGuest combina una plataforma de gestión para el pre-evento con una app para el durante el evento, eliminando la necesidad de usar herramientas separadas.

BeGuest no tiene cuota mensual fija. El precio se basa en el número de invitados de cada evento mediante packs, lo que significa que solo pagas por lo que usas en cada evento concreto. Cada pack incluye un conjunto de funcionalidades. Si necesitas activar opciones adicionales, puedes hacerlo con el sistema de gemas. Crear una cuenta es gratuito y no requiere tarjeta de crédito. Para ver los packs disponibles, consulta la página de precios o escribe a support@beguest.io. 

BeGuest está diseñado para cualquier tipo de eventos gestionados por agencias o empresas. Es adecuado para una amplia variedad de formatos: eventos corporativos (convenciones, kick-offs, teambuildings), congresos médicos y científicos, ferias y eventos B2B, eventos back-to-back con múltiples grupos y reuniones y cenas de empresa. Escala desde eventos de 50 personas hasta congresos con miles de asistentes, manteniendo las mismas funcionalidades de control y experiencia para el asistente.

Sí. BeGuest permite gestionar múltiples eventos de forma simultánea desde una única plataforma. Cada evento tiene su propio espacio independiente con su configuración, lista de invitados, comunicaciones y estadísticas. Puedes cambiar entre eventos en cualquier momento sin perder información ni mezclar datos entre proyectos. 

Esta funcionalidad es especialmente útil para agencias que gestionan eventos de varios clientes simultáneamente o para empresas con un calendario de eventos recurrente a lo largo del año.

Sí. BeGuest permite invitar a colaboradores externos y miembros del equipo con diferentes niveles de acceso según su rol. Los perfiles de acceso disponibles son: administrador con control total del evento, gestor de grupo que solo ve y gestiona su grupo de invitados, y staff con acceso limitado a funciones operativas como la ocupación de hoteles. Esto es especialmente útil para agencias que trabajan con clientes, equipos de producción externos o grandes eventos con múltiples responsables. 

BeGuest dispone de una ventana de ayuda integrada en la plataforma.
Si tienes alguna duda o incidencia, puedes escribirnos por correo electrónico (support@beguest.io) o consultar nuestros tutoriales de YouTube  donde encontrarás guías detalladas. 

Sí. En BeGuest, la protección de tu información es fundamental. Contamos con protocolos de seguridad robustos que garantizan la confidencialidad y el tratamiento seguro de tus datos en todas las etapas: desde su recogida hasta su almacenamiento y uso.
Puedes consultar todos los detalles en nuestra Política de Privacidad.

Crear una cuenta en BeGuest es completamente gratuito y no requiere tarjeta de crédito. Puedes registrarte y explorar la plataforma sin ningún compromiso de pago. Para añadir invitados a un evento necesitarás activar un pack de invitados, pero no hay ningún coste hasta ese momento. Si tienes saldo negativo de invitados, deberás cubrirlo antes de poder añadir nuevos. 

Sí. Puedes cancelar tu cuenta de BeGuest en cualquier momento desde los ajustes. Después de cancelar, tus datos se conservan durante 30 días, periodo en el que puedes reactivar la cuenta. Pasado ese plazo, los datos se eliminan de forma definitiva. Si tienes saldo positivo de invitados al cancelar, se conserva durante un año por si decides volver. Los créditos de invitados no son transferibles a otras cuentas. 

El check-in digital con QR permite validar la entrada de asistentes en menos de 2 segundos, escaneando un código QR único desde la app móvil, sin colas ni papel. Es el método más utilizado en eventos corporativos y congresos por su velocidad y control en tiempo real.
Con BeGuest, el proceso funciona así:
1. El invitado se registra y en la app cuenta con su QR propio.
2. El día del evento, el staff escanea el QR desde la app de BeGuest en iOS o Android.
3. El sistema valida en tiempo real si el asistente está en la lista y a qué zonas tiene acceso.
El organizador ve en directo cuántas personas han entrado.

Sí. BeGuest permite personalizar cada punto de contacto del asistente con la propia marca o del cliente, creando una experiencia coherente desde la inscripción hasta el post-evento.
Los elementos personalizables son:
- Layout del portal de administración y portal de invitados
- Emails de comunicación con editor de email integrado
- App del evento con nombre, icono y colores de marca propios

Esta personalización es muy valorada por agencias que necesitan que cada evento refleje la identidad de su cliente.

Organizar un evento corporativo con software especializado permite centralizar toda la operativa y reducir significativamente el tiempo de gestión respecto a la coordinación manual por email y hojas de cálculo. El proceso se estructura en cinco fases:

1. Planificación: define el presupuesto por partidas y el programa del evento en la plataforma.

2. Inscripción: activa el formulario de registro para que los asistentes se inscriban online y reciban su confirmación automática.

3. Comunicación: envía invitaciones personalizadas, recordatorios automáticos y actualizaciones a todos los asistentes desde la misma plataforma.

4. Ejecución: gestiona el check-in con QR el día del evento, controla el acceso por zonas y mantén al equipo coordinado desde la app.

5. Cierre: analiza los datos de asistencia, envía encuestas de satisfacción y genera el informe final para el cliente.

BeGuest cubre las cinco fases desde una única plataforma, eliminando la necesidad de coordinar herramientas separadas para cada etapa.