Une plateforme événementielle est un logiciel qui centralise toute l'organisation d'un événement dans un seul système : inscription des participants, communication, accréditation, gestion du programme et analyse post-événement. L'organisateur garde ainsi le contrôle de chaque étape (avant, pendant et après) sans avoir recours à des outils séparés. BeGuest est un exemple de plateforme tout-en-un qui couvre l'ensemble du cycle de vie d'un événement, pour les agences comme pour les entreprises.

BeGuest est un logiciel de gestion d'événements tout-en-un, conçu pour les agences et les entreprises. Il couvre les trois phases d'un événement depuis une seule plateforme:

•  Avant l'événement: formulaires d'inscription, gestion des invités, envoi des invitations et communication en amont.

• Pendant l'événement:  check-in QR digital, application mobile pour les participants, contrôle d'accès et gestion de l'agenda. 

•  Après l'événement: enquêtes de satisfaction, rapports de présence et analyse des résultats.

  BeGuest réunit une plateforme de gestion et une application mobile à vos couleurs, ce qui vous évite de jongler entre plusieurs outils à chaque étape.

   

BeGuest ne facture aucun abonnement mensuel fixe. La tarification repose sur le nombre de participants par événement, via des packs : vous ne payez que pour ce que vous utilisez sur chaque événement. Chaque pack inclut un ensemble de fonctionnalités, et des options supplémentaires peuvent être activées grâce au système de gems. La création d'un compte est gratuite et ne nécessite aucune carte bancaire. Pour le détail des tarifs, consultez la page tarifs ou écrivez à support@beguest.io.

BeGuest est conçu pour les événements professionnels gérés par des agences ou des entreprises. Il convient à de nombreux formats: événements d'entreprise (conférences, kick-offs, team-building), congrès médicaux et scientifiques, salons et foires B2B, programmes back-to-back avec plusieurs groupes, dîners et réunions d'entreprise. La solution s'adapte aussi bien à un événement de 50 personnes qu'à un congrès de plusieurs milliers de participants, avec les mêmes fonctionnalités de contrôle et d'expérience participant. 

Oui. BeGuest vous permet de gérer plusieurs événements simultanément depuis une seule plateforme. Chaque événement dispose de son propre espace de travail indépendant, avec sa configuration, sa liste d'invités, ses communications et ses statistiques: les données ne se mélangent jamais d'un projet à l'autre. Vous passez d'un événement à l'autre instantanément, sans rien perdre. C'est particulièrement utile pour les agences qui gèrent plusieurs événements clients en parallèle, ou pour les entreprises avec un calendrier annuel récurrent. 

Oui. BeGuest vous permet d'inviter des membres de votre équipe et des collaborateurs externes avec différents niveaux d'accès selon leur rôle. Les profils disponibles sont : administrateur, avec le contrôle total de l'événement ; responsable de groupe, qui ne voit et ne gère que le groupe de participants qui lui est attribué ; et staff, avec un accès limité aux fonctions opérationnelles. C'est particulièrement utile pour les agences qui travaillent avec des clients, les équipes de production externes ou les grands événements impliquant plusieurs responsables. 

BeGuest propose un support en français, en anglais et en espagnol via plusieurs canaux : un centre d'aide intégré à la plateforme et un support par e-mail à support@beguest.io. Une bibliothèque de tutoriels vidéo est également disponible sur YouTube.

Oui. Chez BeGuest, la protection de vos informations est une priorité. Nous appliquons des protocoles de sécurité robustes, conformément au RGPD, qui garantissent la confidentialité et un traitement sécurisé des données à chaque étape : de la collecte au stockage et à l'utilisation. Vous trouverez plus de détails dans notre politique de confidentialité.

La création d'un compte BeGuest est entièrement gratuite et ne nécessite aucune carte bancaire. Vous pouvez vous inscrire et explorer la plateforme sans aucun engagement de paiement. Pour ajouter des participants à un événement, vous devrez activer un pack participants, mais rien n'est facturé avant cela. En cas de solde de participants négatif, vous devrez le régulariser avant d'ajouter de nouveaux participants.

Oui. Vous pouvez résilier votre compte BeGuest à tout moment depuis vos paramètres, sans pénalité. Après la résiliation, vos données sont conservées pendant 30 jours, période durant laquelle vous pouvez réactiver le compte. Passé ce délai, les données sont définitivement supprimées. Si vous disposez d'un crédit participants positif au moment de la résiliation, celui-ci est conservé pendant un an au cas où vous reviendriez. Les crédits participants ne sont pas transférables d'un compte à l'autre.

Le check-in événement digital par QR code permet de valider l'entrée d'un participant en quelques secondes, en scannant un QR code unique depuis une application mobile : fini les listes papier et la recherche manuelle des noms. Avec BeGuest, le processus se déroule ainsi :

1.  Le participant s'inscrit en ligne et reçoit son QR code unique dans l'application de l'événement. 
2. Le jour J, le staff scanne le QR code depuis l'application BeGuest sur iOS ou Android.
3. Le système vérifie en temps réel si le participant figure sur la liste et à quelles zones il a accès.
4. L'organisateur suit les statistiques de présence en direct.
   
   

Oui. BeGuest vous permet de personnaliser chaque point de contact du parcours participant aux couleurs de votre marque ou de celle de votre client, pour une expérience cohérente, de l'inscription à l'après-événement. Les éléments personnalisables incluent :

• Le portail admin et le portail invité, mis en forme selon l'identité de votre événement.
• Les communications e-mail, grâce à un éditeur intégré pour des messages entièrement à vos couleurs.
• L'application mobile, avec son nom, son icône et ses couleurs de marque.

 Ce niveau de personnalisation est particulièrement apprécié des agences événementielles, qui ont besoin que chaque événement reflète l'identité de leur client plutôt que celle du fournisseur du logiciel. 

Oui. BeGuest est conçu pour s'adapter dans les deux sens, du dîner d'entreprise de 50 personnes au congrès de plusieurs milliers de participants. Le modèle de tarification par pack et par événement le rend particulièrement adapté aux petites entreprises et aux organisations qui organisent des événements ponctuels, puisqu'il n'y a aucun abonnement mensuel fixe lorsque vous n'avez pas d'événement en cours. Vous ne payez que le pack participants nécessaire à chaque événement. Une petite entreprise qui organise un ou deux événements par an ne paie donc que pour ces événements, sans coût d'abonnement récurrent.

Organiser un événement d'entreprise avec un logiciel spécialisé permet de centraliser toutes les opérations et de réduire nettement le temps de gestion, par rapport à une coordination manuelle par e-mail et tableurs. Le processus se structure en cinq phases :

1.  Planification: configurez le programme de l'événement et les accès de votre équipe dans la plateforme. 
2. Inscription : activez le formulaire d'inscription pour que les participants s'inscrivent en ligne et reçoivent une confirmation automatique.
3. Communication : envoyez invitations personnalisées, rappels automatisés et mises à jour à tous les participants depuis la même plateforme.
4. Exécution : gérez le check-in QR le jour J, contrôlez l'accès aux zones et coordonnez votre équipe via l'application.
5. Bilan : analysez les données de présence, envoyez les enquêtes de satisfaction et générez le rapport final pour le client.

BeGuest couvre ces cinq phases depuis une seule plateforme, sans avoir à coordonner un outil différent à chaque étape.